Het huren van een kantoorruimte is een onmisbare fase in elk groeiend bedrijf en het kan een spannende stap zijn voor de meesten. Waarom? Het brengt namelijk een scala aan kosten met zich mee die verder gaan dan alleen de maandelijkse huur. Voordat je dus nieuwe werkplekken gaat bekijken, is het belangrijk dat je als bedrijf een goed begrip hebt van alle mogelijke uitgaven. Van de startkosten zoals borg en makelaarskosten tot aan doorlopende uitgaven zoals onderhoud en nutsvoorzieningen, elk aspect moet zorgvuldig worden overwogen voordat je een definitief besluit maakt. In dit artikel geven we je een overzicht van de belangrijkste kostenposten waar je rekening mee moet houden voordat je een kantoorruimte huurt.
De startkosten: borg en makelaarskosten
Een van de grootste uitgaven die op je bordje zal komen wanneer je een nieuwe kantoorruimte huurt, is de borgsom. Dit staat vaak gelijk aan een paar maanden huur en dient als zekerheid voor de verhuurder voor het geval dat er schade wordt aangericht of als de huur niet betaald wordt. Daarnaast zijn er vaak makelaarskosten als je een vastgoed makelaar inschakelt om de perfecte ruimte voor je te vinden. Deze kosten variëren vaak per makelaar, maar ze liggen meestal rond een maand huur. Tot slot kunnen er ook contractkosten in rekening gebracht worden: deze hebben betrekking tot het opstellen en registreren van de huurovereenkomst. Check dus bij verschillende makelaars, offline en online (zoals bij Tauro.nl) wat voor initiële kosten aanwezig zijn.
Huur, nutsvoorzieningen en meer
De maandelijkse huur is uiteraard de grootste terugkerende uitgave, maar dat is niet het enige waarmee je te maken zal krijgen. Naast de huur moet je rekening houden met de kosten voor nutsvoorzieningen, zoals elektriciteit, water en internet. Sommige verhuurders bieden all-in prijzen, terwijl anderen deze kosten apart in rekening brengen. Verder kun je ook te maken krijgen met servicekosten zoals schoonmaak, beveiliging en onderhoud van gemeenschappelijke ruimtes. Voordat je dus een kantoorruimte Amsterdam gaat bekijken, is het belangrijk om zulke kosten vooraf duidelijk in beeld te hebben. Zo voorkom je onaangename verrassingen en weet je ook wat je wel kan veroorloven en wat niet.
Verborgen onderhoudskosten
Naast de meer voor de hand liggende kosten kunnen er ook kosten zijn die iets meer ‘verborgen’ zijn. Toch is het wel belangrijk om met deze rekening te houden. Onderhoud en herstellingen kunnen namelijk een aanzienlijke financiële last vormen, vooral als je kantoorruimte gaat huren die jaren geleden gebouwd is. Veel huurovereenkomsten leggen de verantwoordelijkheid voor kleine herstellingen en onderhoud bij de huurder, wat betekent dat je soms dus zelf moet opdraaien voor kapotte kramen, lekkende kranen of zelfs airconditioning. Het is dus belangrijk dat je vooraf een goed beeld schetst en checkt of je genoeg geld opzij kan zetten voor dergelijke situaties.