Gebruik jij al een digitale checklist in je werk? Vooral in marketing- en managementfuncties biedt zo’n checklist veel voordelen. Welke dat precies zijn en of er ook nadelen zijn bij het gebruik ervan, dat vertellen we je in dit artikel.
Efficiënter werken
Het grootste voordeel van het gebruik van een digitale checklist, is dat je er efficiënter door kunt werken én samenwerken. Je houdt bijvoorbeeld gemakkelijk de voortgang van processen bij, kunt direct taken afvinken die voltooid zijn en daardoor met gemak overzicht bewaren. Hierdoor bespaar je ook tijd. Je kunt taken namelijk ook snel toevoegen of weer verwijderen als ze toch niet nodig zijn. Het resultaat is een betere workflow tussen collega’s onderling. Bovendien is een digitale checklist vanaf elk apparaat en elke locatie toegankelijk. Je hebt er alleen internetverbinding voor nodig. Dit leidt niet alleen tot een betere samenwerking binnen teams, maar ook tot duidelijke communicatie en minder belletjes en mailtjes over en weer.
Personaliseerbaar
Wist je dat je digitale checklist ook kunt aanpassen en personaliseren, om er een visueel aantrekkelijk plaatje van te maken? Dit helpt weer om focus te behouden, omdat de checklist bijvoorbeeld op een specifieke (team)behoefte kan worden ingesteld. Ook is het direct duidelijk welke taken urgent zijn, wanneer de deadlines zijn en wie welke taak zou moeten oppakken.
Minder stress
Door digitaal het overzicht te bewaken, ervaar je over het algemeen ook minder stress in je werk. Volgens EZ Factory worden zelfs onverwachte stilstanden voorkomen op de werkvloer en verbetert de productiviteit erdoor. Meer gedaan krijgen terwijl je minder werkdruk/stress ervaart? Dat is een mooie ontwikkeling. En omdat je herinnerd wordt aan deadlines of gemiste taken, hoef je niet alles in je brein op te slaan. Dit zorgt ervoor dat je beter kunt ontspannen tijdens je werkzaamheden.
Zijn er ook nadelen?
Brengen digitale checklists ook nadelen met zich mee? Slechts een aantal, maar die zijn te weerleggen. Zo ben je wel afhankelijk van internet en apparaten, maar welk bedrijf is dat tegenwoordig niet? Zolang alles in de cloud wordt opgeslagen, gaat niets verloren wanneer bijvoorbeeld de stroom uitvalt. Je bent misschien ook minder flexibel in bepaalde situaties, bijvoorbeeld als je gewoon snel een aantekening wil maken. Maar er zijn genoeg programma’s die ook dat mogelijk maken binnen digitale checklisten. En raak je snel overweldigd als er veel functies worden aangeboden? Dan is een checklist op papier misschien wel handiger. Of je personaliseert de digitale variant zodanig dat je alleen overhoudt wat voor jou relevant is.