Er wordt wereldwijd heel wat geprint. Zeker in zakelijke omgevingen. Dit terwijl digitaal werken steeds meer de norm wordt. We hoeven geen pen en papier meer te gebruiken om gegevens aan te passen of opmerkingen bij te schrijven. Het digitale werken gaat steeds een stapje verder. De meeste afdrukken zijn dan ook helemaal niet nodig. Toch worden ze gemaakt.
De gemiddelde werknemer print op kantoor zo’n 30 vellen papier per week. Het overgrote deel van deze velletjes komt uiteindelijk in de vuilnisbak terecht. Soms zelfs zonder dat er ooit iets mee gedaan is. Zonde, zowel van de printer als de printkosten.
Als er onzuinig geprint wordt, is dit van grote invloed op de zakelijke kosten van het bedrijf. De printkosten lopen sneller op dan je denkt. Besparen op deze kosten is gelukkig relatief eenvoudig. Het heeft voor een groot deel te maken met het printgedrag. En dit is te veranderen! Maar hoe pak je dat aan? Hoe bespaar je precies op de printkosten op kantoor?
Kies voor een kwalitatieve printer
Bij de aanschaf van een nieuwe printer wordt er vaak op de prijs gelet. Liever betaal je niet teveel. Dat geldt ook voor de aanschaf van toners of cartridges. Bedenk echter goed dat goedkoop meestal duurkoop is. Het kan slim zijn om juist voor een wat duurdere printer te kiezen, eentje waarvan de brother cartridge ook beduidend langer mee zal gaan. Die zuiniger is in verbruik en zelf over een lange levensduur beschikt. Misschien ligt de aanschafprijs dan wat hoger, maar die kosten haal je er snel genoeg uit dankzij de lagere verbruikskosten.
Maak printen minder aantrekkelijk
Staat er op elk bureau wel een printer? Dan is het natuurlijk ook heel verleidelijk om deze te gebruiken. Zelfs wanneer het niet echt nodig is. Je kunt mensen bewuster maken van hun printgedrag door dit eenvoudigweg minder aantrekkelijk te maken. Kies er bijvoorbeeld voor om een printer verder weg te plaatsen. Een afstand die wel te lopen is, maar waarbij de medewerkers wel echt meer hun best moeten doen. Dit maakt dat ze sneller aan alternatieven zullen denken.
Zorg er tevens voor dat je al werkgever het goede voorbeeld geeft. Zet dus enkel nog een digitale handtekening en gebruik geen papieren meer tijdens het vergaderen. Hoe minder papier jij verbruikt, hoe minder aantrekkelijk dit ook voor het personeel zal worden.
Weet wat er wordt afgedrukt en door wie
Er bestaat speciale software voor het bijhouden van het printgedrag. Medewerkers kunnen enkel met een speciale code van de printer gebruikmaken. Dit geeft jou de mogelijkheid om ongewenst printgedrag op te sporen en verder te onderzoeken. Merk je bijvoorbeeld dat één medewerker veel meer print dan de rest? Dan is het goed om uit te zoeken welke afdrukken dan worden gemaakt en waarom. Op die manier kan bijvoorbeeld voorkomen worden dat er ook privé afdrukken worden gemaakt en kan de persoon in kwestie hier op aangesproken worden.