De ideale roadmap naar de perfecte accountant.
Volg deze stappen om een professional te vinden die je kan helpen je weg te vinden in het doolhof van belastingproblemen waarmee je als startup te maken krijgt.
Elke dollar telt voor ondernemers, dus als je niet weet waar je maandelijks aan toe bent, kom je aan het eind van het jaar misschien niet meer rond. En hoewel het gebruik van doe-het-zelf boekhoudsoftware kan helpen de kosten in de gaten te houden, reiken de voordelen van het inhuren van goede accountants veel verder dan het kraken van cijfers.
In potentie kunnen ze de financiële partner van je bedrijf voor het leven zijn, met een grondige kennis van niet alleen hoe je bijvoorbeeld je volgende vorkheftruck gaat financieren, maar ook hoe je de hogeschoolopleiding van je dochter gaat financieren.
Maar voor je er een inhuurt, moet je eerst de vier basis kennisgebieden van de algemene boekhoudpraktijk begrijpen:
Bedrijfsadvisering
Omdat een accountant goed op de hoogte moet zijn van je bedrijfsomgeving, je belastingsituatie en je financiële overzichten, is het zinvol hem te vragen alle stukjes samen te voegen en je te helpen een bedrijfsplan en een persoonlijk financieel plan te bedenken.
Accountants kunnen advies geven over van alles, van verzekeringen tot uitbreiding van je bedrijf. Accountants kunnen een nieuw niveau van inzicht brengen, gewoon door hun perspectief.
Boekhouding en administratie
Dit zijn misschien de meest elementaire van de boekhoudkundige disciplines. Hoewel het voor veel bedrijfseigenaren zinvol is zelf hun dagelijkse administratie te beheren, kan een boekhouder helpen bij het opzetten van boekhoudsystemen en je laten zien hoe je ze moet gebruiken. Een goed systeem stelt je in staat de winstgevendheid te evalueren en prijzen aan te passen. Je kunt er ook uitgaven mee controleren, een budget mee bijhouden, trends signaleren en de boekhoudkosten verminderen die nodig zijn om financiële overzichten en belastingaangiften te maken.
Belastingadvies
Accountants die hulp bieden bij belastinggerelateerde kwesties kunnen dat meestal op twee gebieden doen: belasting naleving en belastingplanning.
Planning heeft betrekking op het verminderen van je totale belastingdruk.
Naleving heeft betrekking op het naleven van de belastingwetten.
Auditing
Deze diensten worden meestal door banken geëist als voorwaarde voor een lening. Er zijn vele niveaus van accountantscontrole, gaande van het eenvoudig opstellen van financiële overzichten tot een eigenlijke controle, waarbij de accountant of een andere derde zekerheid verschaft dat de financiële informatie van een onderneming juist is.
Hoe nu een accountant te kiezen?
De beste manier om een goede accountant te vinden is een verwijzing te krijgen van je advocaat, je bankier of een zakencollega. Als je een aantal goede kandidaten hebt gevonden, is het belangrijk te bepalen hoeveel van het werk je bedrijf zal doen en hoeveel door de boekhouder zal worden gedaan.
Boekhoudkundige diensten kunnen in drie grote categorieën verdeeld worden:
- het registreren van transacties,
- het samenstellen ervan, en
- het genereren van aangiften en financiële overzichten.
Hoewel de eerste twee categorieën een lager vaardigheidsniveau vereisen dan de laatste, rekenen veel firma’s voor alle drie hetzelfde uurtarief. Daarom is het belangrijk om precies te bepalen welk werk je een boekhouder wilt laten doen.
De volgende stap is het interviewen van je referenten. Plan voor elk van hen twee ontmoetingen voor je een beslissing neemt. Eén ontmoeting moet bij jou ter plaatse zijn. De andere zou bij hen moeten zijn. Tijdens de gesprekken is je voornaamste doel drie dingen te weten te komen: diensten, persoonlijkheid en honoraria. Hier is wat je op elk gebied kunt vragen.
Welke diensten?
De meeste accountantskantoren bieden diensten aan op het gebied van belastingen en accountantscontrole. Maar hoe zit het met boekhouden? Management consulting? Estate planning? Helpt de accountant je bij het ontwerpen en invoeren van financiële informatiesystemen? Een CPA kan diensten aanbieden die het analyseren van transacties voor leningen en financieringen omvatten; het voorbereiden, controleren, beoordelen en samenstellen van financiële overzichten; het beheren van investeringen; en je vertegenwoordigen voor de belastingdienst.
Hoewel kleinere accountantskantoren over het algemeen een betere gok zijn voor ondernemers, bieden ze misschien niet al deze diensten aan. Zorg ervoor dat het kantoor heeft wat je nodig hebt. Als het geen gespecialiseerde diensten kan bieden, kan het relaties hebben met andere firma’s waarnaar het je kan doorverwijzen om deze zaken te regelen. Behalve diensten, moet je er ook zeker van zijn dat de firma ervaring heeft met kleine bedrijven en met je specifieke bedrijfstak.
Persoonlijkheid
Is de stijl van de accountant verenigbaar met de jouwe? Wees er zeker van dat de mensen die je ontmoet ook degenen zijn die je zaak zullen behandelen. Bij veel accountantskantoren houden sommige partners zich bezig met verkoop en nieuwe zaken, en geven dan het eigenlijke account werk door aan anderen.
Vraag bij het beoordelen van bekwaamheid en compatibiliteit aan kandidaten hoe ze situaties zouden aanpakken die voor jou relevant zijn.
Realiseer je ook dat het goed kan zijn een boekhouder te hebben die een andere aanpak heeft. Wees er alleen zeker van dat de accountant je niet onder druk zet om dingen te doen waar je je niet prettig bij voelt.
Vergoedingen
Vraag hier vooraf naar. De meeste accountantskantoren rekenen per uur, met tarieven van € 100 tot € 275. Anderen werken echter met een maandelijks voorschot. Vraag een reeks offertes van verschillende accountants. Probeer ook een schatting te krijgen van de totale jaarlijkse kosten op basis van de diensten die je besproken hebt.
Baseer je beslissing echter niet alleen op de kosten, want een boekhouder die een hoger uurtarief rekent zal waarschijnlijk meer ervaren zijn en sneller kunnen werken dan een beginneling die minder rekent.
Vraag ook zeker naar referenties — vooral van cliënten uit je sector. Bel ze op om te weten te komen hoe tevreden ze waren over de diensten, honoraria en beschikbaarheid van de boekhouder.
Haal het meeste uit de relatie
Nadat je een keuze gemaakt hebt, leg je de voorwaarden van de overeenkomst vast in een opdrachtbrief. Het document moet de op te stellen aangiften en overzichten en de aan te rekenen honoraria in detail beschrijven. Dit zorgt ervoor dat jij en je boekhouder dezelfde verwachtingen hebben.
Houd je ook aan jouw deel van de overeenkomst. Overhandig je boekhouder geen schoenendoos vol kwitanties. Noteer de details van alle transacties, voorraden enzovoort. Identificeer op dezelfde manier bronnen van inkomsten. Hoe beter je je administratie bijhoudt, hoe minder tijd je boekhouder hoeft te besteden en hoe lager je honoraria zullen zijn.
Het is een goed idee om elke maand met je boekhouder te vergaderen of ten minste te spreken. Bekijk financiële overzichten en neem problemen door, zodat je weet waar je geld naartoe gaat.
Je boekhouder moet meer doen dan administreren; alternatieve manieren voorstellen om kosten te besparen en als klankbord fungeren voor alle ideeën of vragen die je hebt.