Bij een moderne onderneming is de secretaresse al lang niet meer de persoon die alleen de telefoon opneemt, bezoekers ontvangt en de vergaderingen notuleert. De functie heeft, mede door de digitalisering en robotisering een andere inhoud gekregen. Corona heeft ook de ‘offline’ werkzaamheden in een rap tempo gewijzigd naar ‘online’ werkzaamheden. Secretaresses hebben zich daarop aangepast. In dit blog geven we je een aantal ideeën van marketingwerkzaamheden die je ook zou kunnen overdragen aan de secretaresse.
Een belangrijke schakel
Als ondersteuner van het management weet de secretaresse als geen ander wat er speelt in de organisatie. Zo weet zij welke regels er zijn met betrekking tot de huisstijl; ze kan daarom ook gemakkelijk meedenken bij de opmaak van flyers en/of brochures. Maak daar dus handig gebruik van. Het scheelt jullie weer werk en voor de secretaresse is het juist weer een nieuwe uitdaging.
Gaan jullie volgend jaar een nieuwe website lanceren? Betrek de secretaresse in het proces zodat zij, als de website straks klaar is, voor jullie de website bij kan houden en berichten en/of vacatures voor jullie kan plaatsen. Dit scheelt de afdeling veel tijd.
Wil je snel akkoord op een nieuwe marketingcampagne? Moet het idee alleen wel eerst nog even besproken worden in de directievergadering? Dan kan de secretaresse ervoor zorgen dat het onderwerp zo snel mogelijk op de agenda geplaatst wordt van de directievergadering. Wil je de campagne ook eerst nog even met de Marketingmanager bespreken? Met het maken van die afspraak helpt de secretaresse ook graag.
De werkzaamheden van de afdeling Marketing zijn veelal gericht op het ontwikkelen van een strategie en/of het promoten van (nieuwe) producten en diensten. Daar wil je als afdeling natuurlijk graag mee bezig zijn en dus niet met allerlei andere (rand)zaken. Er zijn daarom nog wel wat meer werkzaamheden te bedenken die de secretaresse gemakkelijk zou kunnen overnemen. Wat dacht je bijvoorbeeld van:
- Digitale nieuwsbrieven opmaken en versturen
- Het CRM-systeem up-to-date houden
- LinkedIn profielen optimaliseren en daarbij ook andere Social Media berichten maken/plaatsen, bijvoorbeeld ook voor de bedrijfspagina.
- Relatiegeschenken en/of briefpapier, enveloppen bestellen
- Visitekaartjes (laten)ontwerpen en bestellen
- Meehelpen bij het organiseren van congressen en (lokale)evenementen
- Het coördineren van planningen en activiteiten
- Het ontwikkelen en meedenken bij het ontwerpen van nieuwe PowerPoint templates
- Meedenken over de optimalisatie van de huisstijl en de tone of voice van een merk
- Het onderhouden van contacten met relevante externe partijen (zoals leveranciers, pers, klanten etc. etc.)
- Meedenken bij het opzetten en uitvoeren van advertentiecampagnes, bijvoorbeeld via Facebook, Twitter en/of Instagram
De oplossing voor abeidsmarktperikelen
In de huidige arbeidsmarkt, waarin het steeds lastiger is om goed, gekwalificeerd personeel te vinden, zou het delegeren van diverse marketingwerkzaamheden ook een hele slimme oplossing kunnen zijn. Een goede, proactieve ondersteuner is van toegevoegde waarde, ook voor de afdeling Marketing. En daarbij willen secretaresses graag ontzorgen en mensen werk uit handen nemen. Dat is nou eenmaal inherent aan de functie. Dus afdeling Marketing; maak daar gewoon ook eens handig gebruik van.